Hedera Helix VZW · Back on Stage
    Versie 4.0 · Laatst bijgewerkt: 5 oktober 2026

    Hedera Helix VZW hecht groot belang aan de bescherming van persoonsgegevens, privacy en informatiebeveiliging. In dit privacy- en cookiebeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, welke organisaties daarbij betrokken kunnen zijn, hoe wij persoonsgegevens beschermen en welke rechten u heeft.

    Dit beleid is van toepassing wanneer u onze website bezoekt, een account gebruikt, een bestelling plaatst, zich inschrijft voor een activiteit of evenement, contact met ons opneemt, gebruikmaakt van onze klantenservice, deelneemt aan een videogesprek, een review achterlaat of op een andere manier gebruikmaakt van onze diensten.

    Wij verwerken persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke Belgische en Europese privacywetgeving.

    Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

    De verwerkingsverantwoordelijke is Hedera Helix VZW.

    Hedera Helix VZW
    Witte Torenwal 12
    3960 Bree
    België

    Ondernemingsnummer: 0633.682.885
    Btw-nummer: BE0633682885

    Website: https://hederahelix.vlaanderen en https://backonstage.be

    E-mail: info@hederahelix.vlaanderen

    Voor vragen over privacy, het uitoefenen van uw privacyrechten of problemen met onze website kunt u contact opnemen via support@hederahelix.vlaanderen.

    Back on Stage

    Back on Stage is onderdeel van Hedera Helix VZW.

    Back on Stage is geen afzonderlijke rechtspersoon en vormt voor de activiteiten die onder deze naam worden uitgevoerd geen afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke.

    Wanneer u gebruikmaakt van diensten, activiteiten, evenementen, websites, formulieren, communicatie of andere voorzieningen die onder de naam Back on Stage worden aangeboden, is Hedera Helix VZW verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens, tenzij bij een specifieke activiteit uitdrukkelijk anders wordt vermeld.

    Waar in dit privacybeleid wordt gesproken over “wij”, “ons” of “onze”, wordt daarmee Hedera Helix VZW bedoeld, mede voor haar activiteiten onder de naam Back on Stage.

    Welke persoonsgegevens verwerken wij?

    Wij kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer u onze website bezoekt, een account aanmaakt of gebruikt, een bestelling plaatst, zich inschrijft voor een activiteit of evenement, een formulier invult, contact met ons opneemt, een betaling uitvoert, een product laat bezorgen, deelneemt aan een videogesprek, een review achterlaat of gebruikmaakt van andere diensten van Hedera Helix VZW.

    Welke gegevens wij verwerken hangt af van de manier waarop u van onze diensten gebruikmaakt.

    Identificatie- en contactgegevens

    Hieronder vallen bijvoorbeeld uw naam, adres, postcode, woonplaats, land, e-mailadres en telefoonnummer.

    Account- en authenticatiegegevens

    Wanneer u een account gebruikt, kunnen wij onder andere uw gebruikersnaam, e-mailadres, interne gebruikers-ID, accountstatus, registratiedatum, gekoppelde accounts, rollen, groepen en toegangsrechten verwerken.

    Ook kunnen gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor authenticatie, Single Sign-On, multifactor-authenticatie, accountbeveiliging en het controleren van aanmeldpogingen.

    Bestelgegevens

    Wanneer u een bestelling plaatst, verwerken wij gegevens die nodig zijn om deze uit te voeren. Hieronder kunnen uw ordernummer, bestelde producten of diensten, factuur- en afleveradres, bestelbedrag, retourinformatie en communicatie over uw bestelling vallen.

    Betalings- en financiële gegevens

    Voor betalingen en onze financiële administratie kunnen onder andere het bedrag, de betaalmethode, betaalstatus, transactiereferentie en factuurinformatie worden verwerkt.

    Wij ontvangen niet noodzakelijk alle financiële gegevens waarover uw bank of betaaldienstverlener beschikt.

    Mollie – betalingen

    Voor het verwerken van online betalingen maken wij gebruik van Mollie als payment service provider.

    Wanneer u een betaling uitvoert, kunnen de voor de betaling noodzakelijke persoonsgegevens en transactiegegevens aan Mollie worden verstrekt. Dit kunnen onder andere uw naam, e-mailadres, factuurgegevens, betaalbedrag, gekozen betaalmethode, transactiereferentie, betaalstatus en noodzakelijke technische gegevens zijn.

    Afhankelijk van de gekozen betaalmethode kunnen daarnaast gegevens worden verwerkt door uw bank, kaartuitgever of een andere bij de betaling betrokken financiële dienstverlener.

    Wij ontvangen niet noodzakelijk alle financiële gegevens die tijdens het betaalproces worden verwerkt. Gegevens zoals volledige betaalkaartgegevens of andere gegevens die uitsluitend door Mollie, uw bank of een andere betaaldienstverlener worden verwerkt, hoeven niet door Hedera Helix VZW te worden ontvangen of opgeslagen.

    Mollie verwerkt persoonsgegevens voor het uitvoeren, beveiligen en administreren van betalingen en kan voor bepaalde onderdelen van haar dienstverlening zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

    Communicatiegegevens

    Wanneer u contact met ons opneemt, kunnen wij onder andere e-mails, chatberichten, sms-berichten, contactformulieren, correspondentie, bijlagen en relevante communicatiehistorie verwerken.

    Technische en beveiligingsgegevens

    Bij het gebruik van onze websites en systemen kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals uw IP-adres, browser- en apparaatinformatie, serverlogs, sessiegegevens, datum en tijd van toegang, aanmeldpogingen en informatie die noodzakelijk is voor de beveiliging van onze systemen.

    Reviewgegevens

    Wanneer u wordt uitgenodigd voor een review of zelf een review achterlaat, kunnen onder andere uw naam, e-mailadres, bestelreferentie, beoordeling en reviewtekst worden verwerkt.

    Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

    Wij gebruiken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een gerechtvaardigd doel en een geldige wettelijke grondslag bestaat.

    Wij kunnen persoonsgegevens onder andere gebruiken voor het uitvoeren van overeenkomsten en bestellingen, betalingen en terugbetalingen, verzendingen en retouren, het organiseren van activiteiten en evenementen, accountbeheer, authenticatie en toegangsbeheer, klantenservice, communicatie, videoafspraken, sms-verificatie en notificaties, reviewuitnodigingen, financiële administratie, fraudepreventie, informatiebeveiliging, technisch beheer en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

    Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden verwerkt wanneer dit noodzakelijk is voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische aanspraken.

    Hedera Helix VZW verkoopt geen persoonsgegevens en handelt niet in databestanden met persoonsgegevens.

    Onze wettelijke grondslagen

    Afhankelijk van de verwerking baseren wij ons op één of meer van de volgende grondslagen:

    • Uitvoering van een overeenkomst, bijvoorbeeld wanneer u een bestelling plaatst of zich inschrijft voor een betaalde activiteit.
    • Wettelijke verplichting, bijvoorbeeld voor onze financiële en fiscale administratie.
    • Gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor informatiebeveiliging, fraudepreventie, klantenservice en technisch beheer.
    • Toestemming, wanneer voor een bepaalde verwerking uw voorafgaande toestemming noodzakelijk is.

    Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u deze toestemming in beginsel op ieder moment intrekken.

    Website en technische infrastructuur

    Onze websites en online diensten maken gebruik van verschillende technische systemen voor onder andere websitebeheer, gebruikersaccounts, authenticatie, bestellingen, formulieren, communicatie, betalingen en beveiliging.

    Wij proberen daarbij niet meer persoonsgegevens te verwerken dan voor de betreffende functionaliteit noodzakelijk is.

    Hosting bij STRATO

    Voor onze hosting en serverinfrastructuur maken wij gebruik van STRATO. De voor onze website gebruikte servers bevinden zich in Duitsland.

    Via deze infrastructuur kunnen onder andere websitegegevens, databases, accountgegevens, bestelgegevens, bestanden, IP-adressen, technische logs en beveiligingsgegevens worden verwerkt.

    Wij streven ernaar persoonsgegevens waar mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken en op te slaan.

    Het feit dat onze primaire website-infrastructuur zich in Duitsland bevindt, betekent niet dat iedere andere door ons gebruikte dienstverlener uitsluitend in Duitsland of binnen de EER persoonsgegevens verwerkt.

    XeniX – technisch beheer en ontwikkeling

    Voor technisch beheer, ontwikkeling, onderhoud, beveiliging, updates, technische koppelingen en probleemoplossing maken wij gebruik van XeniX (https://xenix.pro).

    XeniX is het ICT-bedrijf achter onze website en ondersteunt Hedera Helix VZW bij de technische infrastructuur en systemen achter de schermen.

    XeniX verzorgt daarnaast de hosting en het technisch beheer van bepaalde achterliggende diensten van Hedera Helix VZW, waaronder onze centrale Authentik-omgeving voor authenticatie en toegangsbeheer.

    Voor de uitvoering van deze werkzaamheden kan XeniX, wanneer dit technisch noodzakelijk is, toegang hebben tot systemen waarin persoonsgegevens worden verwerkt.

    Voor zover XeniX persoonsgegevens uitsluitend namens en volgens de instructies van Hedera Helix VZW verwerkt, treedt XeniX op als verwerker. Toegang tot persoonsgegevens wordt daarbij zoveel mogelijk beperkt tot hetgeen voor de betreffende technische werkzaamheden noodzakelijk is.

    Authentik – centrale authenticatie en toegangsbeheer

    Voor het veilig aanmelden bij en beheren van toegang tot bepaalde digitale diensten maakt Hedera Helix VZW gebruik van Authentik.

    Authentik fungeert als centrale voorziening voor identiteitsbeheer, authenticatie, Single Sign-On (SSO) en toegangscontrole. Hierdoor kan één gebruikersaccount worden gebruikt om, afhankelijk van de toegekende rechten, toegang te krijgen tot meerdere aangesloten diensten en systemen.

    De Authentik-omgeving van Hedera Helix VZW wordt gehost en technisch beheerd door XeniX. Wij maken hiervoor geen gebruik van een publiek gehoste Authentik-cloudomgeving.

    Via Authentik kunnen, afhankelijk van het account en de gebruikte functionaliteit, onder andere naam, gebruikersnaam, e-mailadres, interne gebruikers- en account-ID’s, accountstatus, gekoppelde accounts, groepen, rollen en toegangsrechten worden verwerkt.

    Daarnaast kunnen gegevens over aanmeldingen en authenticatie, IP-adressen, datum en tijd van aanmeldingen of aanmeldpogingen, technische beveiligingslogs en gegevens die noodzakelijk zijn voor multifactor-authenticatie worden verwerkt.

    Authentik wordt gebruikt om de identiteit van een gebruiker vast te stellen, accounts veilig te beheren en te bepalen tot welke aangesloten diensten, onderdelen en functionaliteiten een gebruiker toegang heeft.

    Wanneer een aangesloten dienst gebruikmaakt van Single Sign-On, kan Authentik de voor die dienst noodzakelijke identificatie-, account- en autorisatiegegevens doorgeven. Wij streven ernaar uitsluitend gegevens beschikbaar te stellen die voor het functioneren en beveiligen van de betreffende dienst noodzakelijk zijn.

    Authentik kan daarnaast worden gebruikt voor processen rond het aanmaken, activeren, migreren, herstellen, vernieuwen of deactiveren van gebruikersaccounts en voor aanvullende controles die noodzakelijk zijn om de identiteit, accountstatus of toegangsrechten van een gebruiker vast te stellen.

    Authenticatie- en beveiligingsgegevens worden gebruikt voor accountbeheer, toegangsverlening, beveiliging, fraudepreventie en het voorkomen of onderzoeken van ongeautoriseerde toegang. Authentik wordt niet gebruikt voor advertentieprofilering of marketingdoeleinden.

    Wachtwoorden worden niet als leesbare tekst opgeslagen. Voor wachtwoorden, authenticatiemiddelen, sessies, tokens en andere beveiligingsgegevens worden passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toegepast.

    Het gebruik van een centrale authenticatievoorziening betekent niet dat iedere aangesloten dienst automatisch toegang krijgt tot alle persoonsgegevens die binnen Authentik beschikbaar zijn. Welke gegevens met een aangesloten dienst worden gedeeld, wordt zoveel mogelijk beperkt tot hetgeen voor die dienst en de toegekende toegangsrechten noodzakelijk is.

    Voor zover XeniX bij het hosten, technisch beheren, onderhouden of beveiligen van de Authentik-omgeving namens Hedera Helix VZW persoonsgegevens verwerkt of toegang tot persoonsgegevens kan hebben, treedt XeniX voor deze verwerking op als verwerker.

    E-mail, chat, sms en videogesprekken

    Chatwoot

    Voor e-mailcommunicatie, klantenservice, chat en het centraal beheren van communicatie maken wij gebruik van een zelfgehoste installatie van Chatwoot.

    Via Chatwoot kunnen onder andere uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, e-mails, chatberichten, bijlagen, communicatiehistorie en noodzakelijke technische gegevens worden verwerkt.

    Doordat wij Chatwoot zelf hosten, wordt onze communicatieomgeving binnen de door ons gebruikte infrastructuur beheerd en maken wij hiervoor geen gebruik van de reguliere Chatwoot Cloud-omgeving.

    SMTP2GO

    Voor het technisch verzenden en afleveren van onze e-mail maken wij gebruik van SMTP2GO.

    Alle door onze systemen verzonden e-mails worden via SMTP2GO afgeleverd.

    Daarbij kunnen onder andere het e-mailadres van afzender en ontvanger, de onderwerpregel, noodzakelijke berichtgegevens, verzendmoment, afleverstatus, fout- en bouncemeldingen en technische mailheaders worden verwerkt.

    SMTP2GO kan voor haar dienstverlening gebruikmaken van internationale infrastructuur en subverwerkers. Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, moeten daarvoor de onder de AVG vereiste waarborgen worden toegepast.

    Spryng – sms en verificatie

    Voor het technisch verzenden en afleveren van sms-berichten maken wij gebruik van Spryng.

    Spryng kan onder andere worden gebruikt voor serviceberichten, verificatiecodes, eenmalige toegangscodes (OTP), beveiligingsmeldingen, herinneringen en andere noodzakelijke communicatie per sms.

    Afhankelijk van het soort bericht kunnen daarbij onder andere uw telefoonnummer, de inhoud van het sms-bericht, datum en tijd van verzending, afleverstatus, berichtreferentie en noodzakelijke technische gegevens worden verwerkt.

    Wanneer Spryng wordt gebruikt voor een verificatie- of beveiligingscode, worden de betreffende gegevens uitsluitend gebruikt voor het uitvoeren en beveiligen van het authenticatie- of verificatieproces en de daarvoor noodzakelijke technische administratie.

    Een telefoonnummer dat voor verificatie of beveiliging wordt verstrekt, wordt niet uitsluitend vanwege die verificatie automatisch gebruikt voor commerciële communicatie.

    Voor commerciële communicatie per sms houden wij rekening met de daarvoor geldende toestemmings- en bezwaarregels.

    Jitsi – video- en audiogesprekken

    Voor online video- en audiogesprekken maken wij gebruik van een zelfgehoste Jitsi-omgeving.

    Bij het gebruik van Jitsi kunnen onder andere uw naam of gekozen weergavenaam, datum en tijd van het gesprek, technische verbindingsgegevens, IP-adres en tijdens het gesprek verzonden audio- en videogegevens worden verwerkt.

    Wanneer tijdens een gesprek een scherm wordt gedeeld, wordt ook de door de deelnemer gekozen scherminhoud technisch verwerkt om deze aan de andere deelnemers te kunnen tonen.

    Audio- en videogesprekken worden niet standaard opgenomen. Wanneer een gesprek in een specifiek geval wel wordt opgenomen, informeren wij de deelnemers hierover vooraf en vragen wij toestemming wanneer dit wettelijk vereist is.

    Verzending via MyParcel

    Voor het voorbereiden, aanmaken, beheren en volgen van zendingen maken wij gebruik van MyParcel.

    MyParcel wordt door Hedera Helix VZW gebruikt als verzendomgeving voor zowel Nederland als België.

    Voor een verzending kunnen onder andere uw naam, afleveradres, postcode, woonplaats, land, e-mailadres, telefoonnummer, ordernummer, pakketnummer en trackinginformatie worden verwerkt.

    Via MyParcel worden de voor de verzending noodzakelijke gegevens beschikbaar gesteld aan de vervoerder die de betreffende zending uitvoert.

    De uiteindelijke vervoerder kan voor onderdelen van zijn eigen vervoersdienst zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

    Wij verstrekken niet meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor het uitvoeren van de verzending.

    Keurmerk en reviews

    Hedera Helix VZW maakt gebruik van Webshop Keurmerk / keurmerk.info voor keurmerk- en reviewactiviteiten.

    Na een bestelling kunnen wij de gegevens verwerken of verstrekken die noodzakelijk zijn om u uit te nodigen voor het achterlaten van een review. Dit kunnen bijvoorbeeld uw naam, e-mailadres, ordernummer, besteldatum en reviewstatus zijn.

    Wanneer u zelf een openbare review plaatst, kunnen de gegevens die u daarbij publiceert zichtbaar zijn voor anderen. Wij adviseren daarom geen gevoelige of onnodige persoonsgegevens in een openbare review te plaatsen.

    Foto’s en beeldmateriaal

    Op onze websites, sociale media en andere communicatiekanalen kunnen foto’s worden gepubliceerd waarop personen herkenbaar in beeld zijn.

    Foto’s waarop personen herkenbaar zijn afgebeeld, worden met toestemming van de betreffende persoon of personen gepubliceerd, tenzij voor een specifieke publicatie een andere geldige rechtsgrond van toepassing is.

    Wanneer toestemming de grondslag voor publicatie vormt, kan deze toestemming overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving worden ingetrokken.

    Heeft u een vraag over een foto waarop u herkenbaar bent afgebeeld of wilt u een verzoek indienen met betrekking tot gepubliceerd beeldmateriaal? Neem dan contact op via support@hederahelix.vlaanderen.

    Wij beoordelen vervolgens welke maatregelen op grond van de toepasselijke wetgeving noodzakelijk zijn.

    Met wie delen wij persoonsgegevens?

    Wij verkopen persoonsgegevens niet. Voor het uitvoeren van onze dienstverlening is het echter noodzakelijk dat bepaalde persoonsgegevens door andere organisaties worden verwerkt of aan andere organisaties worden verstrekt.

    Afhankelijk van de gebruikte dienst kan het onder andere gaan om:

    • STRATO voor hosting en serverinfrastructuur;
    • XeniX voor technisch beheer, ontwikkeling en het hosten en beheren van bepaalde achterliggende diensten, waaronder Authentik;
    • SMTP2GO voor het technisch verzenden en afleveren van e-mail;
    • Spryng voor het verzenden en afleveren van sms-berichten en verificatiecodes;
    • Mollie voor het verwerken, beveiligen en administreren van online betalingen;
    • MyParcel voor verzending en verzendadministratie;
    • de vervoerder die een zending uitvoert;
    • Webshop Keurmerk / keurmerk.info voor keurmerk- en reviewactiviteiten;
    • banken, kaartuitgevers en andere bij een betaling betrokken financiële dienstverleners;
    • administratieve en boekhoudkundige dienstverleners;
    • professionele adviseurs wanneer dit noodzakelijk is.

    Chatwoot en Jitsi worden binnen onze eigen of voor ons beheerde infrastructuur gehost. Het gebruik van deze software betekent daarom niet automatisch dat de inhoud van communicatie aan de organisaties achter deze software wordt verstrekt.

    Persoonsgegevens kunnen daarnaast aan bevoegde overheidsinstanties, toezichthouders of andere partijen worden verstrekt wanneer daarvoor een wettelijke verplichting of andere geldige juridische grondslag bestaat.

    Verwerkers en zelfstandig verwerkingsverantwoordelijken

    Wanneer een externe organisatie persoonsgegevens uitsluitend namens en volgens onze instructies verwerkt, treedt deze organisatie in beginsel op als verwerker. Waar dit wettelijk vereist is, maken wij hierover passende afspraken.

    Niet iedere externe organisatie waarmee wij samenwerken is een verwerker. Banken, betaaldienstverleners en vervoerders kunnen voor bepaalde onderdelen van hun eigen dienstverlening bijvoorbeeld zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

    Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

    Onze primaire website-infrastructuur bevindt zich in Duitsland.

    Bepaalde externe dienstverleners kunnen echter gebruikmaken van infrastructuur of subverwerkers buiten de Europese Economische Ruimte.

    Wanneer persoonsgegevens naar een land buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij waar noodzakelijk voor een geldige grondslag en passende waarborgen. Daarbij kan bijvoorbeeld gebruik worden gemaakt van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, Standard Contractual Clauses, het EU-US Data Privacy Framework voor zover dit toepasselijk is, of andere wettelijk toegestane waarborgen.

    Cookies

    Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

    Noodzakelijke en functionele cookies

    Deze cookies kunnen noodzakelijk zijn voor onder andere beveiliging, sessiebeheer, inloggen, gebruikersaccounts, authenticatie, winkelmandjes, bestellingen, taalinstellingen en het onthouden van privacyvoorkeuren.

    Voor cookies die strikt noodzakelijk zijn voor het functioneren en beveiligen van de website is in beginsel geen voorafgaande toestemming vereist.

    Analytische cookies

    Wij kunnen privacyvriendelijk ingestelde analytische technieken gebruiken om inzicht te krijgen in het functioneren en gebruik van onze website.

    Wanneer voor een analytische of andere cookie toestemming vereist is, wordt deze pas geplaatst of geactiveerd nadat daarvoor toestemming is gegeven.

    Externe inhoud

    Wanneer onze website externe inhoud of functionaliteit bevat, kan de betreffende externe aanbieder technische gegevens verwerken of cookies gebruiken.

    Wanneer daarvoor toestemming noodzakelijk is, behoort deze externe functionaliteit pas na toestemming te worden geactiveerd.

    Beveiliging van persoonsgegevens

    Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of ongeoorloofde verstrekking.

    Daarbij kunnen wij onder andere gebruikmaken van:

    • HTTPS/TLS-versleuteling;
    • centrale authenticatie en toegangscontrole;
    • sterke wachtwoorden;
    • multifactor-authenticatie;
    • Single Sign-On;
    • rolgebaseerde toegang;
    • toegangsbeperkingen;
    • beveiligingsupdates;
    • logging en controle van aanmeldpogingen;
    • beveiligde back-ups;
    • netwerkbeveiliging;
    • beveiligde API-koppelingen;
    • beperking van toegangstokens en API-sleutels.

    Geen enkele technische omgeving kan absolute veiligheid garanderen. Daarom beoordelen en verbeteren wij onze beveiligingsmaatregelen waar nodig.

    Datalekken

    Beveiligingsincidenten en mogelijke datalekken worden overeenkomstig de AVG beoordeeld.

    Wanneer een datalek waarschijnlijk een risico oplevert voor de rechten en vrijheden van personen, melden wij dit waar wettelijk vereist bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

    Wanneer sprake is van een waarschijnlijk hoog risico voor een betrokken persoon, informeren wij deze persoon wanneer de AVG dit vereist.

    Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

    Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of andere geldige reden verdere bewaring noodzakelijk maakt.

    Financiële en fiscale gegevens worden gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn bewaard. Bestelgegevens kunnen worden bewaard voor administratie, garantie, retouren en eventuele juridische aanspraken.

    Account- en authenticatiegegevens worden bewaard zolang het account actief is en daarna alleen zolang dit noodzakelijk is voor beveiliging, administratie of andere gerechtvaardigde doeleinden.

    Communicatiegegevens worden bewaard zolang deze noodzakelijk zijn voor klantenservice, administratie of juridische doeleinden.

    Technische, beveiligings- en authenticatielogs worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor beveiliging, fraudepreventie, foutonderzoek en het onderzoeken van mogelijke ongeautoriseerde toegang.

    Wanneer persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring wettelijk verplicht of anderszins gerechtvaardigd is.

    Uw privacyrechten

    Onder de AVG heeft u, afhankelijk van de omstandigheden, verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

    U kunt onder andere recht hebben op:

    • inzage in uw persoonsgegevens;
    • correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
    • verwijdering van persoonsgegevens;
    • beperking van de verwerking;
    • gegevensoverdraagbaarheid;
    • bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
    • intrekking van toestemming wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.

    Deze rechten zijn niet absoluut. Zo kunnen wij bijvoorbeeld wettelijk verplicht zijn bepaalde financiële of administratieve gegevens gedurende een vastgestelde periode te bewaren.

    Een privacyverzoek indienen

    Wilt u gebruikmaken van een privacyrecht of heeft u een vraag over de verwerking van uw persoonsgegevens? Neem dan contact op via:

    support@hederahelix.vlaanderen

    Vermeld bij voorkeur “Privacyverzoek – AVG”.

    Wij kunnen redelijke maatregelen nemen om uw identiteit vast te stellen voordat wij persoonsgegevens verstrekken, wijzigen of verwijderen. Daarbij vragen wij niet meer informatie dan redelijkerwijs noodzakelijk is.

    Reactietermijn

    Wij reageren in beginsel binnen één maand op een geldig privacyverzoek.

    Wanneer een verzoek complex is of sprake is van meerdere verzoeken, kan deze termijn overeenkomstig de AVG worden verlengd. Wanneer wij hiervan gebruikmaken, informeren wij u daar binnen de oorspronkelijke termijn over.

    Klachten

    Heeft u een klacht over de manier waarop Hedera Helix VZW uw persoonsgegevens verwerkt? Neem dan contact op via support@hederahelix.vlaanderen.

    U heeft daarnaast het recht om rechtstreeks een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

    Voor Hedera Helix VZW is dit in beginsel de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) in België.

    U bent niet verplicht eerst een klacht bij ons in te dienen voordat u contact opneemt met de toezichthouder.

    Minderjarigen

    Wij verwerken niet bewust meer persoonsgegevens van minderjarigen dan noodzakelijk.

    Wanneer voor een online dienst toestemming vereist is, houden wij rekening met de toepasselijke wettelijke regels voor toestemming van minderjarigen.

    Voor activiteiten en evenementen waarbij minderjarigen betrokken zijn, kunnen aanvullende afspraken gelden met betrekking tot inschrijving, begeleiding, fotografie en toestemming van ouders of wettelijke vertegenwoordigers.

    Privacy by design en privacy by default

    Bij de inrichting en ontwikkeling van onze digitale diensten streven wij naar privacy by design en privacy by default.

    Dit betekent onder andere dat wij proberen niet meer persoonsgegevens te verzamelen dan noodzakelijk, toegang tot persoonsgegevens te beperken, veilige standaardinstellingen te gebruiken, technische koppelingen te beperken tot noodzakelijke gegevens en persoonsgegevens niet zonder noodzaak te dupliceren.

    Wij proberen privacy en informatiebeveiliging vanaf het begin mee te nemen bij de ontwikkeling en invoering van nieuwe systemen, koppelingen en functionaliteiten.

    Het gebruik van centrale authenticatie via Authentik is mede bedoeld om toegangsbeheer centraal te kunnen beveiligen en te voorkomen dat voor iedere aangesloten dienst onnodig afzonderlijke authenticatiegegevens en toegangsprocessen moeten worden beheerd.

    Wanneer een verwerking waarschijnlijk een hoog privacyrisico oplevert, beoordelen wij of een Data Protection Impact Assessment (DPIA) noodzakelijk is.

    Externe websites

    Onze websites kunnen links bevatten naar websites of diensten van andere organisaties.

    Wanneer u een externe website bezoekt, kan de betreffende organisatie zelfstandig persoonsgegevens verwerken. Het privacybeleid van die organisatie is dan van toepassing op haar eigen verwerking.

    Het opnemen van een hyperlink betekent niet automatisch dat Hedera Helix VZW verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens op die externe website.

    Wijzigingen in dit privacybeleid

    Onze activiteiten, websites, systemen, leveranciers en technische infrastructuur kunnen veranderen.

    Wij kunnen dit privacy- en cookiebeleid daarom aanpassen wanneer onze dienstverlening, gebruikte systemen, technische koppelingen, dienstverleners of toepasselijke wet- en regelgeving verandert.

    De meest recente versie wordt via onze website gepubliceerd. Wanneer een wijziging dit wettelijk vereist, informeren wij betrokken personen aanvullend.

    Contact

    Hedera Helix VZW
    Witte Torenwal 12
    3960 Bree
    België

    Ondernemingsnummer: 0633.682.885
    Btw-nummer: BE0633682885

    Website: https://hederahelix.vlaanderen
    E-mail: info@hederahelix.vlaanderen

    Privacy, AVG en problemen met de website

    support@hederahelix.vlaanderen

    Privacy en transparantie

    Privacy is voor Hedera Helix VZW meer dan alleen een wettelijke verplichting. Bezoekers, klanten, deelnemers en andere personen die met Hedera Helix VZW of Back on Stage in contact komen, moeten erop kunnen vertrouwen dat hun persoonsgegevens zorgvuldig en veilig worden behandeld.

    Daarom streven wij naar dataminimalisatie, passende beveiliging, beperkte toegang tot persoonsgegevens en transparantie over de wijze waarop persoonsgegevens worden gebruikt.

    Wij verkopen persoonsgegevens niet en verzamelen persoonsgegevens niet uitsluitend omdat dit technisch mogelijk is.

    Hedera Helix VZW · Back on Stage